Každá firma je nějakým způsobem jiná, a i když naše znalosti z podobného oboru můžou zefektivnit jeho práci, můžou ji někdy stejným způsobem i zkomplikovat. Takže vždy začínáme na zelené louce anebo téměř na zelené louce, protože se dříve či později ukáže, že je na co navazovat.

Při procesní analýze se zaměřujeme se na porozumění potřebám podniku jako celku, jeho strategickému směřování a identifikaci iniciativ, které podniku umožní splnit základní strategické cíle. Přirozeně identifikujeme činnosti, které se podílejí na definování toho, co podnikový subjekt dělá, kdo je za co odpovědný, podle jakého standardu by měl být podnikový proces dokončen a jak lze určit úspěšnost podnikového procesu.

Mapováním obchodních procesů sledujeme konkrétní cíl, kterým je zajištění efektivity celé organizace, že všechny procesy budou v souladu s hodnotami a schopnostmi společnosti. Přirozeně se procesní analýza překrývá a doplňuje s vývojem softwaru zahrnujícím nástroje, které mohou připojit metadata k činnostem, ovladačům a spouštěčům, aby byla zajištěna kontinuita a automatizace softwarových procesů.

Hlavním účelem námi prováděného mapování procesů je zajistit investorům a manažerům jasný a podrobný vhled do obchodních procesů, umožnit před nasazením IT systémů podívat se na reálný stav jejich organizace, které stávající procesy lze zlepšit či nikoli, rozhodnout co v procesech změnit, co ponechat a pomoci tak podniku zvýšit efektivitu.

Hlavními kroky ke zlepšování procesů pomocí mapování procesů jsou:

• Identifikace procesu – identifikujeme cíle, rozsah, hráče a pracovní oblasti.
• Shromažďování informací – shromažďujeme procesní fakta (co, kdo, kde, kdy) od zainteresovaných zaměstnanců.
• Mapování procesů – převádíme fakta do mapy procesů.
• Analýza - práce na mapě, logické zpochybňování každého kroku (co-proč ?, kdo-proč ?, kde-proč ?, kdy-proč ?, jak-proč ?).
• Návrh, vývoj, instalace nových metod – eliminujeme neefektivní procesy, zbytečnou práci, kombinujeme jednotlivé kroky a v případě potřeby přidáváme nové.
• Správa a archivace procesů – v rámci outsourcingu udržujeme mapy procesů v knihovně, pravidelně kontrolujeme a sledujeme případné změny v procesech.

Primárním nástrojem při práci na procesní analýze jsou pro nás různé grafické popisy procesů. Patří sem mimo jiné podrobné vývojové diagramy, pracovní postupové diagramy a další. Každá mapa je užitečná a současné pomáhá k chápání dané struktury. Vývojový diagram je primárním typem mapování obchodních procesů a skládá se z některých dobře všem známých symbolů, jako jsou šipky, kruhy, diamanty, krabice, ovály nebo obdélníky. Námi dodaný vývojový diagram může mít přirozeně i určitou úroveň danou množstvím podrobností, které obsahuje. Pracujeme s diagramy jednoduchými s nejmenším množstvím podrobností, které obvykle obsahují jeden nebo dva kroky, až po vývojové diagramy nejvyšší úrovně, které představují největší množství podrobností a mohou zahrnovat stovky kroků, a kde je zastoupen každý úkol, i ten nejmenší.